De vorige keer schreef ik over de lessen die de facilitaire wereld al heeft opgedaan met outsourcing. Wie kan er nu beter weten welke paralellen er zijn en welke verschillen tussen ICT en facilitaire diensten dan Casper Baghuis, Manager Shared ICT Services bij ISS Facility Services. Ik interviewde hem voor IT Executive over het onderwerp regie op sourcing en legde hem de stelling voor dat ICT-managers oliedom zijn als ze niet eens over de schutting bij andere bedrijfsonderdelen kijken.
Hij is het daarmee eens, al vindt hij ook dat je de parallel niet te ver moet doortrekken. Facility management is een heel operationele business die een duidelijk omschreven behoefte kent. Bovendien beschikt het type mens dat in die branche werkt over uitstekende organisatorische eigenschappen. ICT aan de andere kant werkt op een veel theoretischer manier. Modellen zijn leidend: Cobit, ITIL, rollen en structuren. Het hele vak draait om het afdekken van zekerheden, vandaar de vaak vuistdikke SLA’s. Ieder detail moet worden vastgelegd. Baghuis: “Het is de kunst om in de geest van facility management te outsourcen, maar met het verstand van IT. Die modellen en dichtgetimmerde werkwijzen hebben zeker hun waarde, maar soms moet je pragmatisch zijn en het gewoon maar gaan doen.”

Regie op sourcing is een hot topic in het ICT-wereldje. Congressen, seminars en artikelen in vakbladen moeten ICT-managers leren hoe zij ervoor kunnen zorgen dat de ICT-dienstverlener precies datgene levert waar behoefte aan is. Omdat ze daar moeite mee hebben, zijn er natuurlijk consultants opgestaan die in deze relatief nieuwe tak van sport een leuke boterham verdienen.
Geen zin om uw geld aan adviseurs uit te geven en geen tijd om naar een congres te gaan? Kijk dan eens of u vrienden of familie heeft in de facilitaire dienstverlening. Kent u een facilitair manager, ga dan eens een avond met hem in de kroeg zitten en vraag hem het hemd van het lijf over de keuzes die hij heeft gemaakt en het soort contracten dat hij met zijn dienstverleners sluit. Op welke gronden neemt hij een make-or-buy beslissing? Wanneer is het raadzaam te kiezen voor een contract op basis van inspanningsverplichting, en wanneer kies je voor resultaatverplichting? Welke afwegingen maak je als het gaat om bijvoorbeeld een technische onderhoudsdienst, beveiliging of het plegen van nieuwbouw? In het facilitaire wereldje is outsourcing al sinds jaar en dag gemeengoed. Profiteer van die ervaring en leer van de fouten die daar al eens zijn gemaakt. Kent u niemand in de facilitaire dienstverlening, wacht dan nog even tot het boek van Rob van Veen en Henk Rietveld over regieorganisaties is verschenen (rond mei 2009). Ik heb voor dit boek met zeven mensen uit verschillende sectoren en in verschillende facilitaire rollen mogen spreken en ik ben er zeker van dat hun ervaringen ook leerzaam zijn voor iedereen die betrokken is bij de outsourcing van ICT.