Ik schrijf op deze plek vaker over het feit bedrijven hun eigen processen vaak niet goed kennen, waardoor het mis loopt als ze die gaan automatiseren. Begin daarom altijd met een kleinschalige pilot waar dit soort dingen boven water komen. Dat deden ook cateraar Sodexo en zijn toeleverancier Deli XL. Deze beide partijen wilden het bestelplatform van Sodexo integreren in de backoffice van Deli XL, zodat bestellingen bij Deli XL automatisch worden verwerkt en andersom facturen geheel geautomatiseerd in de boekhouding van Sodexo terechtkomen. Beide partijen kwamen erachter dat er op veel plaatsen in het proces rek en menselijke intelligentie zat, wat van de automatisering de nodige creativiteit vergde. Een voorbeeld. Deli XL heeft vier soorten goederenstromen met allemaal verschillende deadlines wanneer de bestelling binnen moet zijn. Voor koelvers gelden andere bestelmomenten dan voor bijvoorbeeld droge kruidenierswaren. In de oude situatie kon de foodserviceleverancier daar ‘flexibel’ mee omgaan. Dan belden de medewerkers van Sodexo na de deadline toch nog een extra bestelling door. Door de menselijke tussenkomst had het niet direct consequenties als Sodexo zich niet precies aan de procedures hield, er zat rek in. In een systeem zit deze rek niet. Ga je het proces automatiseren, dan geldt: deadline is deadline.
Een ander voorbeeld is de kilo/stuks-omrekening. Sodexo bestelt in stuks maar Deli XL factureert in kilo’s. Ergens moet een vertaalslag worden gemaakt. Voorheen gebeurde dat door mensen. Nu doet het systeem dat, maar dat leverde bij de inregeling de nodige hoofdbrekens op. Want als de slager van Deli XL 50 kipfilets van 120 gram moet snijden, dan kan het best zo zijn dat het totaal op 6,5 kilo uitkomt in plaats van op 6 kilo. Je kunt voor alle producten een marge ingestellen met de maximale afwijking, maar je moet er ook rekening mee houden bij de vertaalslag, zodat je niet 54 in plaats van 50 kipfilets in het systeem registreert.
Sodexo en Deli XL slaagden erin voor alle problemen een oplossing te vinden, maar het kostte wat tijd. Niet geheel verwonderlijk kwamen ze dan ook tot de conclusie: dit is geen IT-traject, het is een veranderproject.

Leave a Reply