Online kantoorapplicaties: zorgeloos werken in de wolk

Door: Fred Teunissen

Over een jaar of tien, vijftien, kunnen we ons waarschijnlijk nauwelijks nog voorstellen dat we al die software, die we nu voor onze kantoorwerkzaamheden gebruiken, ooit lokaal op onze pc´s installeerden. Wat onhandig! Wat een enorm gedoe! Net zoiets als een auto aanslingeren voor de start of met een kristalontvangertje naar de radio luisteren.

Online kantoorsoftware heeft een aantal enorme voordelen boven pakketsoftware. Om te beginnen biedt het u direct en zonder technische omwegen een omgeving, die onafhankelijk is van tijd en plaats en dus altijd en overal gebruikt kan worden. En ook onafhankelijk van het type desktop, laptop, zakcomputer of smartphone, waarmee u op die omgeving inlogt. Uw mensen werken daardoor ´in de wolk´, zoals dat tegenwoordig wordt genoemd (cloud computing).
Een ander groot voordeel is dat u geen periodieke updates of nieuwe versies meer hoeft te installeren. De aanbieder van de webdienst haalt die zorgen bij u weg. U werkt altijd automatisch met de laatste versie van de software.
Tot slot kunnen online applicaties en diensten van verschillende aanbieders via het web diepgaander met elkaar samenwerken (integreren) dan 'op het droge' mogelijk is. Zo worden online kantoorapplicaties onderdeel van rijkere omgevingen, waarin groepen mensen met elkaar samenwerken. Dat kan door Office-functionaliteit te verbreden met onder meer chat, desktop sharing, videoconferencing en met teamsites en portals. (zie hiervoor ook de onderdelen over virtuele kantoren en projectmanagement).

Wat is er zoals beschikbaar?
Hieronder geven we een korte karakteristiek van vijf online kantoordiensten.

Google Docs & Spreadsheets
Google Docs & Spreadsheets bestaat uit vier basismodules: tekstverwerker, spreadsheet, presentatieprogramma en formulieren. Er is verder integratie met Gmail en een reeks andere online diensten van Google, zoals Google Maps, Picasa voor foto's, Google's RSS-Reader en Google Video. Het geheel ontwikkelt zich tot een complete online Office-suite met veel extra mogelijkheden. 

Zoho
Zoho heeft wel wat weg van Google Docs & Spreadsheets, maar is een stuk uitgebreider. Naast de standaard  kantoormodule zijn er ook mogelijkheden voor onder meer CRM, projectmanagement, webconferencing en facturering. Niet alleen uw kantoor kan er online mee gaan, maar (een groot deel van) uw hele bedrijf. Een speciale Zoho Business editie is daarvoor in voorbereiding. Deze bevat niet alleen de software, maar ook een online werkomgeving. Deze Businessversie gaat mogelijkheden bieden voor het afnemen van meerdere abonnementen en bevat een administrator-module voor uw systeembeheerder of IT-afdeling.

Thinkfree
Thinkfree biedt beide mogelijkheden: u kunt het online als dienst afnemen en ook als pakket kopen. Thinkfree is vooral in de VS bekend. Alle openbare bibliotheken in Los Angeles draaien er bijvoorbeeld mee. Maar omdat het (ook) online software is, kan die overal ter wereld worden afgenomen, dus waarom niet in Nederland? Sterk punt van Thinkfree is de goede integratie met de software van Microsoft, zoals de mogelijkheid om op te slaan in het roemruchte formaat OOXML.
  
Zooos Office
Zooos.com is een nieuw initiatief dat de open source kantoorsuite OpenOffice.org in een online omgeving brengt. Dat is iets nieuws, want de OpenOffice suite is een digitale zwaargewicht, net als Microsoft Office. Zooos maakt al die functionaliteit benaderbaar met behulp van een slim Java-programmaatje (plug-in) dat in uw browser wordt opgenomen.

Microsoft Office Live Workspace
Office Live Workspace is een online omgeving, die aansluit op de Office suite, die als vanouds op de pc of laptop geïnstalleerd blijft. Het is dus strikt genomen geen online kantoorsoftware, zoals Google Apps, want dan zouden bijvoorbeeld Word en Excel online gebruikt moeten kunnen worden en zover wil of kan Microsoft op dit moment nog niet gaan. Het is wel een aanvullende omgeving, waarnaar documenten kunnen worden geupload. Daar kunnen zij worden gedeeld met anderen.

Overzicht van besproken online diensten

Noten:
(1) Zoho kent NL-versies van de modules Writer, Sheet, Show, Notebook, Projects en Meeting. De CRM-module is alleen Engesltalig.
(2) Alle basisversies van de modules zijn gratis, voor meer geavanceerde versies moet worden  betaald.
(3) De online versie is gratis, inclusief 1 GB gratis opslag. De pakketversie komt op $ 24,95

Dit artikel verscheen eerder in de ICT-special van Bizz van november 2008


© Fred Teunissen Producties 2008