Projectmanagement online: eindelijk altijd overzicht!

Door: Fred Teunissen

Heel veel werk gebeurt in projectvorm. Toch zijn er maar weinig bedrijven die over een echt goede projectadministratie beschikken. Dat heeft te maken met de versnippering van gegevens. Een groot deel zit doorgaans in e-mail boxen, weer een ander deel in Excel-sheets, verslagen en planningen daarentegen in Word, enzovoort. Projectleiders zijn dan veel tijd kwijt met het zoeken naar de juiste informatie.

Goede software voor projectmanagement vergroot de efficiency en kan de doorlooptijd verkorten, want alle informatie wordt op een centrale plek overzichtelijk bij elkaar gebracht. En als dit ook nog eens online gebeurt dan is deze informatie altijd toegankelijk voor uw medewerkers. Vanaf iedere plek op aarde en op elk gewenst tijdstip.
Sommige online ERP- en CRM-systemen zijn al voorzien van projecten-modules. Maar er zijn ook tal van 'stand alone' online projectmanagementsystemen. Aandachtspunt is dan wel hoe die aansluiten op de rest van uw automatsiering (zie hiervoor ook de checklist, elders in deze special).
Hieronder geven we een korte beschrijving van zes online projectmanagement systemen.

Projetplace
Projectplace werd in 1998 opgericht in Zweden en is inmiddels ook doorgebroken in Denemarken, Duitsland, Groot-Brittannië, Noorwegen en Nederland. Daarmee is het één van de eerste SaaS-diensten, die breder in Europa succesvol is.

Basecamp, Clarizen en Liquidplanner
Dit zijn Amerikaanse tegenvoeters van Projectplace. Er zijn geen Nederlandse vestigingen. Ook geen telefonische helpdesks. U moet het doen met e-mail support, maar alle drie hebben ze wel interessante software in de aanbieding. LiquidPlanner hanteert een methodiek met meer ruimte dan gebruikelijk voor onzekerheden in de planning en is voor de eerste drie gebruikers en voor een onbeperkt aantal projecten gratis. De andere twee online diensten bieden gratis proefversies voor een maand.

Chainwise
Chainwise is een spinn-off van Bitwise, een bedrijf uit Hengelo dat websites bouwt. De gedachte achter Chainwise is dat een goede offerte de basis vormt voor een goed project. De software ondersteunt verder planning, urenregistratie en facturatie. Chainwise is webbased geprogrammeerd en kan online worden afgenomen, maar kan ook op een server in uw eigen omgeving worden geïnstalleerd. In beide gevallen komt er doorgaans enig maatwerk aan te pas om een goede aansluiting te krijgen op al aanwezige applicaties en bedrijfsprocessen (zie ook het kader Zelf proberen).
 
Projectadministratie.nl
Een compacte tool van vier Brabantse programmeurs, waarin alle elementaire zaken voor een projectadministratie netjes kunnen worden bijgehouden: relaties, offertes, orders, urenregistratie, planning, facturen, herinneringen en managementinformatie. 

Zelf proberen
Om zelf te ervaren wat het is om met een online projectadministratie te werken kunt u een kijkje nemen in de demo-omgeving van Chainwise. Klik op login en vul 'demo' in als gebruikersnaam en wachtwoord.

Overzicht van besproken online diensten

Noten:
(1)-In Projectplace heeft ieder project een eigen e-mailadres. Relevante e-mail uit Outlook en andere clients kan worden geforward naar dit e-mailadres en wordt zo in de projectadministratie opgenomen.
(2)-De Flexversie is beperkt tot één project.
(3)-Het aantal projecten is hier onbeperkt. Er is verder nog een Flatrate Plus-versie met netmeeting faciliteiten en project portfolio beheer.
(4) Basecamp kijkt niet naar aantal gebruikers, maar naar het aantal projecten. De Plus-versie met maximaal 35 projecten en 10 GB opslagcapaciteit kost € 49 per maand.
(5)-Deze prijs is op basis van tien gebruikers en een overeenkomst van een jaar.
(6)-Voor de eerste drie gebruikers, daar bovenuit is de prijs $ 35 per gebruiker per maand.
(7)-Eénmalige licentie van € 5000 en circa € 4000 implementatiekosten, vervolgens circa € 75 per gebruiker per jaar.
(8)-Dit is een gemiddelde. Het tarief loopt uiteen van € 19 per maand voor een eenmanszaak tot € 99 voor een groothandel.


© Fred Teunissen Producties 2008