Online vergaderdiensten: zeg maar doei tegen de file

Door: Fred Teunissen

Volgens onderzoeksbureau Gartner is het zeer waarschijnlijk dat webconferencing in 2010 een even gangbaar zakelijk communicatiemiddel zal zijn als e-mail en telefoon anno 2008. Daarom is het verstandig om er nu alvast ervaring mee op te doen.

Met webconferencing kunt u uzelf en uw gesprekspartners een enorme hoop reistijd besparen. Maar daar blijft het niet bij. Deze nieuwe techniek biedt ook de mogelijkheid om wat er op uw beeldscherm staat te delen met de anderen (desktop sharing). Dat kan van alles zijn: verkoopstatistieken, Word-documenten of video-opnames. Zo kunt u snel documenten en ander materiaal aan uw gesprekspartners laten zien en ze online mondeling toelichten en bespreken. In een 'echte' vergadering is dat een stuk lastiger. Dan moet er een laptop aan te pas komen, wat lastig is met veel aanwezigen, of u moet een beamer laten aanrukken, wat weer een hoop gedoe geeft. Bovendien hebben de aanwezigen dan geen mogelijkheid om 'terug te beamen'. Online hebben ze die mogelijkheid wel. Dat betekent dat de communicatie een stuk diepgaander, effectiever en sneller kan verlopen.

Wat is er te huur?
Hieronder geven we een korte karakteristiek van vijf online vergaderdiensten. Bij alle vijf wordt de communicatie versleuteld, dus beveiligd, over het web verzonden.

WebEx Meeting Center
WebEx is wereldwijd met 60 procent marktaandeel veruit de grootste aanbieder van online vergaderdiensten. WebEx meetmenow is de naam van de versie zonder videobeeld. Deze dienst is bedoeld voor kleine bedrijven of teams, die wel online willen samenwerken, maar niet zo'n behoefte hebben om elkaar daarbij ook in beeld te hebben.
Met WebEx Meeting Center, het vlaggenschip van deze aanbieder, is wel videocommunicatie mogelijk (met maximaal vier geopende videovensters). WebEx maakt gebruik van een eigen internationaal platform (Media Tone) dat zowel met traditionele telefoonverbindingen als met IP-telefonie uit de voeten kan. Er zijn verschillende taalversies van de WebEx producten, maar (nog) geen Nederlandse.

Netviewer one2meet
Netviewer is de Europese tegenvoeter van WebEx en is ook in een Nederlandse versie beschikbaar. Ook Netviewer biedt verschillende soorten vergaderdiensten, waaronder one2meet. Deze dienst werkt op basis van een klein programma van 600 kb dat of als plugin in de browser wordt opgenomen of apart kan worden gedownload en geïnstalleerd.
Netviewer kan net als WebEx zowel met traditionele telefonie als met VoIP uit de voeten.
De gebruiker kan maximaal vijftien deelnemers uitnodigen voor een meeting. Desgewenst is er steeds één persoon in beeld: de voorzitter van de vergadering, of één van de deelnemers.

Dimdim
Dimdim is een verrassend complete, open source tool voor online collaboration. Anders dan bij WebEx en NetViewer, waarmee Dimdim concurreert, hoeft er geen byte software op uw computer geïnstalleerd te worden, want Dimdim werkt uitsluitend met uw browser. De Pro-versie kan in de eigen huisstijl worden opgemaakt.

KPN Webmeeting
Basis van KPN Webmeeting is de Live Meeting software van Microsoft. Met KPN Web Meeting kunt u de anderen niet zien (geen video), maar kunt u wel informatie via het web uitwisselen, bijvoorbeeld door gebruik te maken van de whiteboard-functie of door samen te werken aan hetzelfde document.

Yugma
Yugma.com is een nieuwe dienst voor online communicatie en samenwerking. Er zijn vestigingen in de VS en in India. Anders dan bij WebEx en Netviewer, die ongeveer eenzelfde werking hebben, is de basisversie van Yugma gratis. Voor altijd gratis zelfs, benadrukken de initiatiefnemers.

Zelf proberen
Netviewer biedt de mogelijkheid van een live demo via de website. U belt daarvoor naar een centraal telefoonnummer en de operator helpt u daarna verder. Voor u het weet zit u dan in een online meeting met de persoon die u aan de lijn heeft. Daarna snapt u precies waar het bij  'online collaboration' om draait.
Ook op de site van Dimdim wordt de mogelijkheid van een live demo aangeboden.

Overzicht van besproken online diensten

(1)Voor maximaal tien deelnemers, inclusief één voorzitter/presentator. Deze kan de leiding overgeven aan een andere deelnemer (control granting).
(2)Abonnement voor minimaal vijf gebruikers en voor minimaal 1 jaar
(3)Maximaal 15 deelnemers
(4)Maximaal 20 deelnemer.
(5)Maximaal 100 deelnemers. Deze versie kan in de eigen huisstijl worden opgemaakt.
(6)Plus € 0,30 per gebruiker per minuut.
(7)Via integratie met Skype.

Dit artikel verscheen eerder in de ICT-special van Bizz van november 2008


© Fred Teunissen Producties 2008