Virtuele werkomgevingen: samenwerken in cyberspace

Door: Fred Teunissen

Door de ontwikkeling van de internettechnologie hebben we geen gebouwen meer nodig om toch kantoor te kunnen houden. We kunnen een plek inrichten op het web, waar we met onze collega's samenkomen en samenwerken. We noemen dat een virtueel kantoor. Dat is een echt kantoor, alleen kun je daar je elleboog niet meer stoten tegen de archiefkast.

De meeste virtuele kantoren beschikken standaard over adressenboek, agenda, e-mail, documentbeheer, delen van bestanden, takenlijst, prikbord, notities, forum en dergelijke en kunnen soms worden uitgebreid met geïntegreerde IP-telefonie en webconferencing.
Virtuele kantoren zijn handig bij grensoverschrijdende projecten met deelnemers uit meerdere landen. En voor organisaties, die een groot aantal, geografisch gespreide vestigingen hebben.
En voor organisaties, waarvan een groot deel van de medewerkers met enige regelmaat telewerkt.
Of voor organisaties met buitenmedewerkers, die liefst altijd en overal bij de centrale gegevens moeten kunnen, zoals salesmanagers of projectleiders in de bouw.
Of voor het automatiseren van tijdelijke vestigingen, met als grote voordeel dat er dan geen kostbare IT-infrastructuur hoeft te worden aangelegd.
En voor startende bedrijven, die nog onvoldoende financiële ruimte hebben voor investeringen in gebouwen, hard- en software.
Kortom, voor wie zijn virtuele kantoren eigenlijk niet handig?

Wat is er te huur?
Hieronder geven we een korte karakteristiek van zes virtuele kantooromgevingen.

Viadesk
Viadesk is al in 1999 gestart. Deze dienst is van meet af aan een algemeen virtueel en ontwikkelt zich de laatste tijd in de richting van een online community voor zakelijke gebruikersgroepen, vaak over de grenzen van hun eigen organisaties heen. Samenwerken en kennisdelen staan in het middelpunt.

Covide
Ook Covide is in 1999 van start gegaan. Het accent ligt bij CRM en bij productiviteitsverhoging door beter samenwerken en communiceren. Covide heeft ook een aantal interessante extra's, zoals een geïntegreerde IP-telefooncentrale, waardoor er direct vanuit de relatiekaart kan worden uitgebeld en ook binnenkomende telefoontjes direct kunnen worden herkend. Sinds eind 2003 is het een open source project en is de broncode openbaar.

ContactOffice
ContactOffice biedt een compleet kantoor, inclusief opslagcapaciteit en back-up mogelijkheden  tegen buitengewoon scherpe tarieven. De onderneming is – ook al in 1999 – opgericht door vier Belgische internetpioniers. ContactOffice wordt gebruikt in 180 landen en telt in totaal 450.000 gebruikers. Er zijn versies in het Nederlands, Frans, Engels, Spaans, Zweeds en Fins Een Duitse en een Italiaanse versie zijn in voorbereiding.

WBoffice
Wboffice van Webbeat Products uit Rijswijk biedt een aantal standaardfuncties voor kantoorwerkzaamheden, zoals agendabeheer, taken, notities, documentbeheer, prikbord, urenregistratie en verlofadministratie (zie ook het kader 'Zelf proberen').

Google Apps
Google Apps Standard Edition biedt gratis online kantoorfunctionaliteit met tekstverwerker, spreadsheet, presentatieprogramma, agenda, RSS-reader, instant messaging en G-mail. Daarnaast is er een betaalde Professional Edition, die meer mogelijkheden biedt voor integratie binnen bestaande IT-omgevingen (vooral op het vlak van e-mail en beveiliging).
Verder is er ook een Team Edition, ook gratis, die werkt op basis van e-mailadressen van eenzelfde domein. Voor alle Google Apps-edities geldt dat de gebruikers de beschikking krijgen over een centrale werkplek op het internet, waarbinnen zij documenten en agenda's met elkaar kunnen delen en gezamenlijke agenda's kunnen bijhouden vanaf iedere plek met een internetaansluiting.

Google Sites
Dit is een gratis online content management systeem, waarmee u in een handomdraai een beveiligde website kunt maken om informatie te delen binnen een projectteam. Het enige dat u daarvoor nodig heeft is een Gmail-account. U bepaalt zelf wie toegang hebben tot de site. Google sites is ook geschikt om er een intranet mee te bouwen voor uw bedrijf.

Zelf proberen
Virtuele kantoren moet je ervaren om te kunnen begrijpen waar het precies om gaat en hoe het allemaal werkt. Een goede demo is die van ContactOffice. Ga daarvoor naar www.contactoffice.com en klik links op de link 'Online demo'. Er is op deze site ook een tweede, nieuwere online demo te zien. Klik daarvoor op de tab 'Beta' bovenin de homepage. Zo komt u in de nieuwste (Beta-)versie van dit virtuele kantoor met een 'Ajax-interface', die gemaakt is met de Google Web Toolkit. Deze nieuwe versie werd  onlangs bekroond met een Award van de Web Marketing Association.
Een andere goede demo's is die van Wboffice. Ga daarvoor naar de website en kies voor 'Demo kantoor'.
Iets heel nieuws is Google Sites, waarmee u teamsites en zelfs een intranet kunt bouwen. Demo's daarvan vindt u op http://sites.google.com.

Overzicht van besproken online diensten

Noten:
(1)-Prijs op basis van 10 gebruikers. Viadesk hanteert gestaffelde prijzen tot 1000 gebruikers (€ 1999 per maand) en daarboven prijzen op aanvraag.
(2)-Dit betreft Google Maps, Docs, Analytics en Sitemaps. Integratie met andere Google diensten, alsmede met Dimdim (webconferencing) en LimeSurvey (online enquêtes) is opgenomen in de raodmap en nog in ontwikkeling.
(3)-Via de contactenlijst kan direct met Skype Out worden gebeld. Ook kunnen vanuit deze lijst faxen en sms-berichten worden verzonden.
(4)-Prijs op basis van 18 gebruikers, waarvan 2 met een grote capaciteit voor e-mail en 1 beheerder. Dit kan met 1 Advanced abonnement, 2 Regular abonnementen en 15 gratis abonnementen. In totaal kost dat € 40 per maand.
(5)-De Standard en Team Edition zijn gratis.


© Fred Teunissen Producties 2008