Werken met portals, wiki's en blogs

Door: Fred Teunissen

Kennis is meer en meer het echte kapitaal van organisaties. Daardoor verandert uw rol als secretaresse of office manager. U kunt in toenemende mate betrokken raken bij het opzetten en in de lucht houden van systemen voor kennismanagement. Dat zal uw werk nieuwe dimensies geven.

Nederland is een kennisland geworden. Een groot deel van alle bedrijvigheid van ons land is kennisgerelateerd. Je kunt ook zeggen dat we een diensteneconomie zijn geworden. Diensten draaien immers op kennis.
Maar wat bedoelen we met kennis?

Een manier om het begrip kennis te omschrijven is te zeggen dat kennis informatie is, die een aantal bewerkingen heeft ondergaan. Daarbij kunt u onder meer denken aan het maken van vergelijkingen (is dit eerder gebeurd en hoe dan?), het nader onderzoeken van bepaalde eigenschappen of aspecten ('is dit echt zo, of vergis ik me?') en het nadenken over tegenstrijdigheden ('dit gebeurde eerder ook al eens, maar toen verliep het heel anders'). Zo bezien is informatie de grondstof voor het product kennis.
Bijvoorbeeld: de constatering 'deze kikker is oranje' is een mededeling, die informatie bevat. Het gaat om een kikker en het dier is oranje. De constatering 'alle oranje kikkers zijn giftig' daarentegen bevat kennis. Er is een uitgebreid bewerkingsproces van informatie aan voorafgegaan, voordat we tot de conclusie konden komen dat alle oranje kikkers giftig zijn (en bijvoorbeeld alle rode niet of sommige rode wel).

Cultuur bepalend
Organisaties slaan alle mogelijke vormen van kennis op en op een heleboel verschillende manieren.
Jammer genoeg is het bijna altijd zo dat de belangrijkste kennis zich op de moeilijkst toegankelijke plekken bevindt, namelijk in de hoofden van de medewerkers. Krijg het daar maar eens uit!
En dat is precies waar het bij kennismanagement om draait. Hoe maak je individuele kennis collectief? Hoe maak je de aanwezige kennis binnen je organisatie optimaal toegankelijk? En daarnaast, als je daar in slaagt, hoe bescherm je die schat dan? Hoe voorkom je dat onbevoegden vrolijk kunnen meegenieten van al die ontsloten wijsheid?
De cultuur van de organisatie is daarbij doorslaggevend. Als de meeste medewerkers niet geneigd zijn hun kennis met collega's te delen, dan helpt geen enkel systeem. Maar als dat wel zo is dan kan goede software voor kennismanagement enorme vooruitgang mogelijk maken. We bespreken hier drie typen van deze software, in volgorde van de mate waarin ze op dit moment al worden toegepast.
Portals
U kunt zich een portal het beste voorstellen als een besloten super-website, waarmee u alles wat voor uw werk van belang is, kunt binnengaan. Dat kunnen de applicaties zijn waarmee u werkt, want die kunt u vanuit uw portal starten. Maar u kunt ook de vele websites bezoeken, die 'onder' deze portal hangen. Dat kunnen teamsites zijn, van projectgroepen, die aan een bepaalde taak werken en waarop ze overzichtelijk de verslagen van hun bijeenkomsten, hun documenten, deelnemerslijsten, enzovoorts hebben neergezet. Teamsites kunnen makkelijk de grenzen van vestigingen en zelfs landen overstijgen.

Een portal bevat ook persoonlijke sites, waarop onder meer de NAW-gegevens en cv's van de medewerkers staan. Zij zorgen er zelf voor dat deze gegevens up-to-date zijn. Verhuizingen, nieuwe kennis (ook wel competenties genoemd), het afronden van een cursus of workshop en allerlei andere mutaties worden er bijgehouden. Hierdoor blijft het overzicht van competenties door de hele organisatie heen voortdurend actueel.

Het aantal onderliggende sites, waaruit een portal kan bestaan is in principe onbeperkt. De zoekmachine, die deel uitmaakt van de portal, helpt u om binnen dit web van sites snel allerlei gegevens te ontsluiten. Bijvoorbeeld: wie hebben er de laatste drie jaar een cursus PowerPoint gevolgd? Welke documenten zijn er door het hele bedrijf heen, die betrekking hebben op klant X of product Y? Wie hebben er kennis van onderwerp Z? Met een portal kunt u dergelijke kennis snel ontsluiten. Portals zijn gekoppeld aan de serversoftware van uw organisatie. Daardoor kunnen ze goed worden beveiligd.

Wiki's
Wiki's zijn omgevingen, waarin mensen samenwerken aan teksten. Het bekendste voorbeeld van een wiki is de online encyclopedie Wikipedia. Gebruikers van een wiki kunnen teksten wijzigen en aanvullen en dat wordt allemaal keurig bijgehouden in een soort logboek (versiebeheer).
Wikipedia is een publiek project. Het staat vrij en blij op het web. Maar organisaties kunnen de software, waarmee sites als wikipedia worden gemaakt, ook intern inzetten om hun kennis over bepaalde onderwerpen dynamisch vast te leggen. Kennis groeit voortdurend aan door nieuwe inzichten en ervaringen. Met behulp van een wiki kunnen deze veranderingen continu in het systeem worden vastgelegd. Die eigenschap vinden we terug in de naam. Wiki is een Hawaïaans woord en betekent 'snel, vlug, beweeglijk'.
Ook online tekstverwerkers, zoals Google's Docs & Spreadsheets, hebben wiki-trekjes, omdat daarmee documenten kunnen worden gedeeld met anderen en altijd zichtbaar blijft wie wanneer welke veranderingen heeft aangebracht.
Een wiki vraagt wel om een moderator, iemand die de gang van zaken in de gaten houdt en ingrijpt bij problemen. Soms zullen deskundigen het namelijk onderling niet eens zijn en voortdurend elkaars wijzigingen weer willen wijzigen. Daarvoor zijn regels nodig en mensen die deze regels handhaven.
Ook wiki's kunnen door uw automatiseringsafdeling voor intern gebruik afdoende worden beveiligd.

Blogs
Van de drie typen software, die hier worden besproken, zijn portals het meest gestructureerd en blogs – over het algemeen - het minst. Er komt heel wat kijken bij het goed inrichten van een portal. Daar is een heus implementatietraject voor nodig, dus een projectgroep die dat doet, en het duurt soms maanden voordat alles naar wens draait. Een wiki daarentegen kan in een handomdraai worden opgezet, evenals een blog. Daarom is dat ideaal als u snel vooruitgang wilt boeken. Nadeel is dat de integratie met de overige bedrijfssoftware minder goed is. Dat is juist weer een (heel groot) voordeel van een portal.
Blogs zijn waarschijnlijk de beste kennisvangers van de drie. In een blog geeft iemand het beste weer wat zich allemaal in zijn of haar hoofd afspeelt aan ervaringen, indrukken, vergelijkingen, wetenswaardigheden, vermoedens, feiten, tegenstrijdigheden. Kortom, kennis.

Blogs kunnen overigens met wat discipline wel strak gestructureerd worden aangepakt, namelijk door goed gebruik te maken van tags. Tags zijn categorieën en trefwoorden, die aan bepaalde teksten worden meegeven. Daarmee kunnen later selecties worden gemaakt ('alle bijdragen over onderwerp x'). En bestaande blogs kunnen later natuurlijk altijd nog worden opgenomen binnen een grotere portalomgeving.

Er zijn in ons land organisaties, die alle medewerkers intern de mogelijkheid bieden om te bloggen, en die dat als de spil van hun kennismanagement beschouwen.

De nieuwe ontwikkelingen op het vlak van kennismanagement bieden u nieuwe kansen. U kunt de leiding van uw organisatie ondersteunen bij het vastleggen en toegankelijk maken van kennis. Dat is een nieuwe rol. Als u die oppakt kunt u vervolgens ook een soort gidsfunctie vervullen voor de andere 'kenniswerkers' binnen uw organisatie.

Het aanbod
Alle grote software-aanbieders, zoals IBM, Microsoft, SAP, Sun en Oracle, hebben hun eigen portal-producten. Ook zijn er open source alternatieven, zoals Jetspeed-2 van het Apache Portals Project.
Portals zijn allesbehalve goedkoop. Uiteraard hangt de prijs af van het aantal gebruikers, maar u moet al gauw denken aan prijzen vanaf € 5000 voor alleen de licenties (uiteraard geldt dat niet voor open source portals). De kosten voor het installeren en inregelen van het systeem vormen daar nog eens een veelvoud van (deze kosten heeft u uiteraard eveneens bij open source varianten).
Wiki's en blogs zijn er eveneens te kust en te keur. Bijvoorbeeld MediaWiki, dat de basis vormde voor Wikipedia. Bekende namen op het blogfront zijn WordPress en Joomla!

Dit artikel verscheen in januari 2008 in het vakblad Office Rendement
Licentie: cc by nc