Warmdraaien voor webconferencing

Door: Fred Teunissen

Volgens onderzoeksbureau Gartner is het zeer waarschijnlijk dat webconferencing tegen 2010 een even gangbaar zakelijk communicatiemiddel is als e-mail en telefoon anno 2007 zijn. Daarom is het verstandig je alvast op deze naderende realiteit voor te bereiden.

Een goede warming-up is de live demo van Netviewer. Je belt daarvoor naar een centraal telefoonnummer en de operator helpt je verder. Voor je het weet zit je dan in een echte online meeting met iemand van NetViewer. Daarna snap je ineens drie keer beter waar 'online collaboration' om draait.
Ook WebEx heeft live demo's, maar niet in de Nederlandse taal.

We laten hier de drie meest bekende online vergaderdiensten de revue passeren: WebEx, Netviewer en KPN Web Meeting. Onderaan staat een tabel met details en prijsinformatie. Skype is ter vergelijking in deze tabel opgenomen.

WebEx Meeting Center
WebEx is wereldwijd met 60% marktaandeel veruit de grootste aanbieder van online vergaderdiensten. Het bedrijf werd medio maart 2007 door Cisco overgenomen voor het enorme bedrag van 3,2 miljard dollar. Veel van de 24.000 bedrijven, die WebEx gebruiken, bevinden zich in de VS.
WebEx biedt een hele waaier van online diensten. Eén daarvan - meetmenow - werkt zonder videobeeld. Deze dienst is bedoeld voor kleine bedrijven of teams, die wel online willen samenwerken, maar niet zo'n behoefte hebben om elkaar daarbij ook in beeld te hebben.

Met WebEx Meeting Center, het vlaggeschip van deze aanbieder, is wel videocommunicatie mogelijk (met maximaal vier geopende videovensters). WebEx maakt gebruik van een eigen internationaal platform ('Media Tone') dat zowel met traditionele telefoonverbindingen als met IP-telefonie uit de voeten kan. Het geluid kan dan via de telefoon of via een headset tot je komen.
Bij WebEx is het niet nodig client software op pc's te installeren. Een browser volstaat. Dit houdt in dat er geen bijzondere voorwaarden zijn om als deelnemer aan te schuiven aan een online meeting. Deelnemers loggen in met hun naam en een code. Ze kunnen dat vanaf iedere pc met een browser doen.
Er zijn verschillende taalversies van de WebEx producten, maar (nog) geen Nederlandse.
WebEx Meeting Center kan gedurende twee weken gratis beproefd worden. Daarna betaal je $ 75 per gebruiker per maand met een minimum van vijf gebruikers en een minimale periode van een jaar (dus minimaal $ 4500 per jaar). Als je dat wat te gortig vindt kun je ook op incidentele basis van deze webdienst gebruik maken door te boeken via WebEx Pay-Per-Use. Het tarief daarvan is vrijwel gelijk aan dat van KPN Web Meeting, namelijk $ 0,33 per gebruiker per minuut.
Het grote voordeel van een abonnement is natuurlijk wel dat je dan niet meer op de minuten hoeft te letten. Je kunt er onbeperkt mee webvergaderen.

Netviewer one2meet
Ook Netviewer biedt verschillende soorten vergaderdiensten, waaronder one2meet. Netviewer is de Europese tegenvoeter van WebEx en is ook in een Nederlandse versie beschikbaar. Deze dienst werkt op basis van een klein programma van 600 kb dat of als plugin in de browser wordt opgenomen of apart kan worden gedownload en geïnstalleerd.
Netviewer kan net als WebEx zowel met traditionele telefonie als met VoIP uit de voeten.
De gebruiker kan maximaal vijftien deelnemers uitnodigen voor een meeting. Desgewenst is er steeds één persoon in beeld: de voorzitter van de vergadering, of één van de deelnemers.
Netviewer kan online via het web worden gehuurd, maar ook op licentiebasis. In dat laatste geval wordt de software op een server geïnstalleerd. Dit wordt vaak gedaan als de software benut wordt voor interne online meetings. Ook combinaties van intern en extern gebruik zijn mogelijk.
Netviewer heeft een eigen VoIP-infrastructuur, maar kan ook worden gekoppeld aan Skype. In beide gevallen scheelt dat aanzienlijk in de telefoonkosten.

KPN Web Meeting
KPN biedt een aantal vergaderdiensten. De eenvoudigste en bekendste daarvan is telefonisch vergaderen. Dat kan een geschikte vorm zijn als het onderwerp van de vergadering relatief eenvoudig is en als de deelnemers goed op elkaar zijn ingespeeld. Nadeel van telefonisch vergaderen is niet alleen dat je elkaar niet ziet (geen video), maar ook dat je elkaar niks kunt laten zien (beeldscherminformatie of data, zoals een PowerPoint presentatie, een document, een afbeelding, enzovoort).
Daarom heeft KPN het telefonisch vergaderen uitgebreid met beeldscherminformatie via het web. Deze gecombineerde dienst heet Web Meeting.
Basis daarvan is de Live Meeting software van Microsoft. Met KPN Web Meeting kun je elkaar nog steeds niet zien (geen video), maar kun je wel informatie via het web met elkaar uitwisselen, bijvoorbeeld door gebruik te maken van de whiteboard-functie of door samen te werken aan hetzelfde document.
Er is ook een variant op Web Meeting, KPN Web Event genaamd. Deze dienst kan worden gebruikt voor uitzendingen van één naar velen, zoals online persconferenties en online seminars. Met dezelfde beperking: je ziet de sprekers niet. Je hoort ze wel en je ziet de informatie die ze beschikbaar stellen op het scherm.
Om met deze dienst te kunnen werken moeten de pc's van de deelnemers voorzien zijn van zogeheten client-software. Op de website van KPN kun je een test doen om te zien of de benodigde Windows based Live Meeting Console al is geïnstalleerd op je pc. Zo niet, dan moet je deze software downloaden en installeren. Wil je dat liever niet, dan kun je ook gebruik maken van een online versie van deze software, alleen zijn de mogelijkheden daarvan wat beperkter. Zo kun je met de online versie niet van voorzitter/presentator wisselen tijdens de meeting.

En Skype en Windows Messenger dan?
Daar kun je ook mee videobellen, documenten uitwisselen, chatten en nog zo een en ander, maar er kleeft wel een groot nadeel aan. Als je iemand wilt uitnodigen om deel te nemen, dan moet die wel over dezelfde software op zijn of haar pc beschikken. Die hobbel is geen probleem als het mensen uit je eigen team zijn, maar wat nou als het om klanten of prospects gaat? Dan wil je zo'n hindernis niet hebben. De deelnemers moeten dan direct kunnen aanschuiven.

Meer informatie:
www.kpnconferencing.nl
www.webex.com
www.netviewer-benelux.com
www.skype.com

Dit artikel verscheen in april 2007 in het zakenblad Bizz
Licentie: cc by nc

Eerder over dit onderwerp op Studio ICT:
Nederland ver achter met online vergaderen
Bert van der Zwan: "Software als service staat op doorbreken"

Enkele andere aanbieders van online vergaderdiensten:
GoToMeeting (Citrix online)
Webdialogs (IBM)
Gatherplace
Microsoft Office Live Meeting