Online ERP: pure en betaalbare business power

Doo: Fred Teunissen

Online ERP is here to stay. Jarenlang hing het boven de markt en nu dan eindelijk komt het op gang. Het aantal mkb-bedrijven in ons land dat van deze nieuwe mogelijkheid gebruik maakt is nu nog klein, maar over een paar jaar zullen het er duizenden zijn. Dat betekent dat u nu nog heel veel concurrentievoordeel kunt behalen als u zich onder de early adopters schaart. Want online ERP (*) biedt tal van nieuwe mogelijkheden.

Op 30 januari 2008 is er in ons land iets ingrijpends gebeurd, dat het hele landschap van de bedrijfssoftware definitief zal veranderen. Die dag namelijk lanceerde ERP-reus SAP zijn online software Business ByDesign.
Nu denkt u misschien 'so what, er zijn zoveel lanceringen?', maar geloof maar dat deze de boeken in zal gaan als een keerpunt. Voor 30 januari 2008 hielden de grote ERP-aanbieders allemaal de online boot af. Er waren alleen wat kleine pioniers actief op de markt, zoals het uit Duitsland overgewaaide MyFactory en die groeiden ook wel, maar tegen de stroom in en in relatieve onbekendheid. Voor de grote ERP-leveranciers en hun partners was (en is) online ERP vooral een bedreiging van hun gevestigde posities. Ze hielden dus met z'n allen de vernieuwing tegen, totdat SAP de rijen verbrak en meeging met de nieuwe trend. Voor het eerst in september 2007 in de VS, gevolgd door Frankrijk, Engeland, Duitsland, China en in januari ons land.
SAP mikt met Business ByDesign op ondernemingen van honderd tot vijfhonderd medewerkers. Maar het is niet verplicht om die omvang te hebben. De (vanaf) huurprijs per gebruiker per maand bedraagt immers 133 euro. En SAP zal echt geen nee zeggen tegen een kleiner bedrijf dat ja zegt tegen deze software, of, liever gezegd, deze dienst. Want de software draait in een datacenter in het Zuidduitse Walldorf. Niet meer bij u. Dat betekent dat u altijd over de laatste versie beschikt, dat u support op afstand kunt krijgen en dat u met veel minder it-personeel toe kunt Om maar een paar in het oog springende voordelen te noemen.

Overstag
Nu SAP overstag is zullen anderen zeker volgen. Microsoft, natuurlijk. Met een vorm van Dynamics ERP Live, maar erg veel haast wordt daar nog niet mee gemaakt. Vermoedelijk om partners meer tijd te gunnen om zich aan te passen en om onderwijl rustig te bezien hoe succesvol Business ByDesign gaat worden.
Eén van Microsofts partners, het Nederlandse BusinessBase, heeft inmiddels een drietal online ERP-modules ontwikkeld en gebundeld met Dynamics CRM. Het geheel wordt sinds maart dit jaar met steun van Microsoft onder de merknaam BBdotNet aangeboden in de VS en in Nederland.  
Wat ontbreekt in deze oplossing is de financiële administratie. “Omdat die er in gevestigde bedrijven al is,” licht directeur Erno Prins toe. “Vaak draait daar dan een zwaar pakket, zoals SAP of Siebel, dat niet geschikt is voor kleinere vestigingen. Daar kan dan BBdotNet ingezet worden en middels webservices worden gekoppeld met de ERP-applicatie op het hoofdkantoor.”
BBdotNet kan in eigen huis op een webserver worden geïnstalleerd of als dienst worden afgenomen van een serviceprovider. De laatste – online - variant heeft nu, vlak na de start, drie afnemers in ons land.
Waar BBdotNet als online aanbieder net komt kijken is My Business World al vanaf 2005 actief met een brede online ERP-suite, inclusief financiële administratie. Er is een On Demand versie, die direct via het web wordt afgenomen (bedoeld voor één tot tien gebruikers) en een versie voor bedrijven tot ongeveer tweehonderdvijftig medewerkers. Ook dat is webbased software, maar deze wordt door partners ingeregeld. Want online software zal zelden perfect passen. Enige aanpassing aan uw eigen bedrijfsprocessen zal vaak onontkoombaar zijn (zie hiervoor het kader met het praktijkverhaal van ondernemer Dick Sandbergen).

Vrijheid
Eén van de grote voordelen van online ERP is de grote mate van vrijheid, die u verkrijgt. U hoeft de software niet te kopen. Dus geen investering te doen. De kosten, die u maakt zijn operationele uitgaven. Met andere woorden: uw werkkapitaal neemt toe. U bent ook vrij om op- en af te schalen, zoals dat in IT-jargon heet. De ene maand zes gebruikers, de volgende maand twee erbij en twee maanden later weer drie er af. Het kan allemaal. U zit niet aan aantallen vast.
En, nog veel mooier: als het u niet bevalt kunt u met andere, concurrerende online software eens een proefballonnetje oplaten. U probeert die gewoon een tijdje uit in één team of op één afdeling. Bevalt het, dan stapt u over. Dit is trouwens ook een goede methode om op van oude software, die bij u op de server staat, gefaseerd over te schakelen op moderne, webbased software. De nieuwe oplossing is dan een soort zij-instromer, die uiteindelijk de macht over het geheel overneemt. Er zijn bedrijven in de VS die dit zo doen.
Evengoed bent u als een vogeltje zo vrij om de webbased software op een server in uw eigen bedrijf te laten draaien en niet in het datacenter van de aanbieder. Dan moet u wel weer licenties gaan betalen en in die zin keert u terug in de oude wereld, maar dit kan heel handig zijn om u zo in te dekken tegen eventuele calamiteiten. U kunt dan schakelen tussen beide locaties. Of u kunt beginnen met de software online af te nemen om hem na een tijdje pas in huis te plaatsen. Of andersom.
En, misschien nog wel het mooiste van alles: u kunt uw eigen ideale mix gaan samenstellen uit verschillende online applicaties. Zoek gewoon de beste modules en hun beste onderlinge combinatie voor uw specifieke situatie. Daar gaat het heen. Straks is er één reusachtige supermarkt op het web met software, waar u naar hartelust uit kunt kiezen. Het betekent dat u niet langer afhankelijk bent van één aanbieder, waar u na de selectie voor een periode van zes tot tien jaar (de gemiddelde levensduur van een ERP-systeem) aan vast zit. 
Wat wil een zakenmens nou eigenlijk nog meer?

Slotopmerking
In dit artikel is uitgegaan van webbased software, dat is software die van de grond af aan voor gebruik via het web is ontwikkeld en die via een internetbrowser, zoals Internet Explorer, Firefox of Opera wordt bestuurd.
Er is ook software, die niet webbased is, maar aan gebruik via het web is aangepast met hulpprogramma's als Microsoft Terminal Server en Citrix. Zulke 'webenabled' software kan van prima kwaliteit zijn, maar is qua structuur minder modern en laat zich moeilijker combineren met andere online applicaties.

(*) Noot
ERP of Enterprise Resource Planning staat voor  integrale besturing van de hele onderneming, vaak ook over meerdere vestigingen heen. ERP-pakketten integreren de belangrijkste bedrijfsfuncties of 'business processen'.
Modules, die vaak worden toegepast zijn: inkoop, voorraadbeheer, produktieplanning, stuklijsten, capaciteitsplanning, financiën, personeel, distributie, verkoop en service.
<einde kader uitleg ERP><kader 2 met tabel>

Dit artikel verscheen in mei 2008 in zakenblad Bizz
Licentie: cc by nc